當(dāng)然寫(xiě)郵件首先是寫(xiě)下信息并與人溝通。我舉一個(gè)例子，有一個(gè)美女同事穿了一件新裙子來(lái)剪板機(jī)公司，正常的夸獎(jiǎng)就是″嗯，真的很漂亮，很適合你″；換成幽默的表達(dá)方式，就成了″美女，你這個(gè)波西米亞的裙子很風(fēng)流嘛″，假如美女同事跟你關(guān)系還不錯(cuò)，人不小氣，這也沒(méi)有什么；就怕理解錯(cuò)了，波西米亞是不是在說(shuō)我長(zhǎng)得像外國(guó)人啊？是不是有種族歧視呢？還有風(fēng)流，我給人的印象豈非就是有些放蕩嗎？假如美女同事這樣想，完了，你說(shuō)話傷人了。良多內(nèi)容不要加定性的結(jié)論，什么變壞了，不好了，影響嚴(yán)峻了，不要說(shuō)這些；你要說(shuō)PPI*I上升了多少，剪板機(jī)產(chǎn)量下降了2096，修設(shè)備影響了1個(gè)小時(shí)的出產(chǎn)時(shí)間，到底有不好，多嚴(yán)峻，數(shù)據(jù)能說(shuō)明一切。工作中的郵件需要嚴(yán)厲，避免幽默。良多時(shí)候，郵件會(huì)發(fā)給良多人，這些人包括治理層，其他部分的人，假如你正在跟一個(gè)剪板機(jī)技術(shù)職員討論專(zhuān)業(yè)性的題目，你的長(zhǎng)篇大作會(huì)讓良多人看不懂，可能由于太冗長(zhǎng)，有些原本你但愿看到信息的人忽略了你的郵件，所以最好就是言語(yǔ)簡(jiǎn)樸地表達(dá)信息，用附件來(lái)解釋你要解釋的題目。所以，多使用數(shù)據(jù)是很好的陳述事實(shí)的一種方式。郵件也一樣，本是無(wú)心的一句玩笑，有可能導(dǎo)致嚴(yán)峻誤讀，而且郵件不比說(shuō)話，說(shuō)了也就過(guò)了，郵件還能留下證據(jù)。
。小時(shí)候考試的時(shí)候老師一再夸大，檢查好了才交卷，目的就是能在交卷前但愿能夠發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)改正。這還不是最嚴(yán)峻的，剪板機(jī)企業(yè)老板不知道啊，看到你這個(gè)錯(cuò)誤的信息，立馬轉(zhuǎn)發(fā)給其他部分甚至更高的治理層，斬釘截鐵地給別人說(shuō)，題目已經(jīng)解決了，然后你覺(jué)得你在這個(gè)時(shí)候好意思發(fā)郵件說(shuō)數(shù)字弄錯(cuò)了嗎？發(fā)了，你老板隨著你一起丟人。
在這里要說(shuō)的SMART是針對(duì)剪板機(jī)企業(yè)員工工作郵件的，簡(jiǎn)樸地說(shuō)，就是寫(xiě)工作電子郵件要遵守的法則。所以，為了不必要的麻煩，仍是像新聞聯(lián)播那樣說(shuō)話，一本正經(jīng)，反正不幽默沒(méi)人說(shuō)你，但是有歧義就很難自圓其說(shuō)了。工作中的郵件，特別是在剪板機(jī)工廠中使用的，追求明確和專(zhuān)業(yè)。所以，了解發(fā)郵件的基本準(zhǔn)則，很有必要。
第一條，陳述事實(shí)，不要強(qiáng)調(diào)。你不能為了引起大老板的留意，把一個(gè)剪板機(jī)產(chǎn)品質(zhì)量事故說(shuō)得很?chē)?yán)峻，必需量力而行，就事論事。有些錯(cuò)誤假如是樞紐數(shù)據(jù)，好比小數(shù)點(diǎn)挪了一位，15%變成1. 5%，這個(gè)從量級(jí)上都不一樣，等你發(fā)現(xiàn)錯(cuò)了，再發(fā)一個(gè)郵件糾正，就會(huì)在良多人心中留下你是個(gè)馬大哈的印象。寫(xiě)郵件也有這樣的要求，但和考試有些不同，考試錯(cuò)了那就是一個(gè)人的成績(jī)不好，郵件由于一旦出錯(cuò)，有可能會(huì)牽連良多人。倒不是說(shuō)我們的郵件一定要死板才好，只是由于幽默輕易被誤讀。另外，不要用絕對(duì)性的詞語(yǔ)，好比老是、從不、所有、每個(gè)人……，這個(gè)世界上只有運(yùn)動(dòng)是絕對(duì)的，其他的所有的一切都不是絕對(duì)的，絕對(duì)性的詞語(yǔ)往往帶有臆斷的成分；若沒(méi)有切當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)，寧愿不描述這個(gè)題目。
第三條，文風(fēng)要求：假設(shè)你所寫(xiě)的內(nèi)容將在國(guó)家新聞上播出。
第四條，檢查所寫(xiě)內(nèi)容。在寫(xiě)郵件之前，一個(gè)人最少要有基本的溝通和表達(dá)信息的能力，假如你連話都說(shuō)不清晰，也不懂基本的人情世故，那你肯定也發(fā)不好郵件了。這個(gè)不是花邊新聞，也不是奮斗口號(hào)，而是解決實(shí)際題目的溝通和信息的傳遞。
第二條，旁注創(chuàng)建新的文檔。當(dāng)需要在郵件中對(duì)某些內(nèi)容進(jìn)行注釋的時(shí)候，盡量使用附件，也就是創(chuàng)建新的文檔。當(dāng)然，這是極端情況，大多數(shù)人都還具備基本的人際交往能力，但是，不見(jiàn)得就能寫(xiě)好郵件�！≡凇抖爬杪氂洝分兄v到了SMART原則，不外那是針對(duì)目標(biāo)治理的，S是目標(biāo)明確，M是可以丈量，A是可以實(shí)現(xiàn)，R是結(jié)果導(dǎo)向，T是有時(shí)間限制。